Astuces pour rédiger ses E-mails comme un Pro

Dans le cadre de mes activités professionnelles, je suis amenée à rédiger quotidiennement une vingtaine de mails, et ce, selon des interlocuteurs différents. Et certaines règles sont inévitables, que l’on soit en Afrique, en Europe ou encore en Amérique.

Je reçois quelquefois des mails qui manquent de professionnalisme, de sérieux et pour lesquels les syntaxes sont très mal construites: ce qui s’avère très compromettant.

Il est vrai que l’erreur est humaine, mais il y a des erreurs qui ne passent pas.

C’est ainsi que j’ai choisi de proposer dans cet article, quelques humbles conseils qui je l’espère pourront aider certains.

Le mail, Kesaco? 

L’E-mail (Mail ou courriel) est un courrier électronique (message écrit et envoyé électroniquement par le biais d’un réseau informatique). Le mail est envoyé depuis une boîte aux lettres électronique vers une autre.

Le mail est couramment employé pour les échanges professionnels en tous genres puisqu’il est moins formel que la traditionnelle lettre qu’on envoie par courrier postal. Mais au-delà de l’aspect convivial, léger et concis, le mail doit respecter un certain nombre de règles d’usage et de rédaction.

Le mail prend en compte le profil du destinataire du mail: c’est à dire à qui le mail que vous rédigez sera destiné.

Il y trois qualités qui sont très importantes et qui doivent clairement apparaître dans un mail professionnel:

  • être clair
  • être concis
  • être correct

Un mail professionnel doit de préférence respecter dans l’idéal le plan suivant: 

  1. Un titre: l’objet du mail
  2. Une formule d’appel: cette phrase ou ce mot qui va permettre de démarrer le mail
  3. Une entame: la(ou les) premières phrases du mail qui va/vont permettre de re-situer le contexte pour lequel vous écrivez.
  4. Le corps du mail: c’est le message en lui-même
  5. Une formule de politesse: qui permettra de conclure efficacement le mail.
cc: Pixabay

1: L’objet du mail: Utilisez des mots clés et évitez de longues phrases

L’objet du mail ne doit pas être très long et très clair. En le lisant, votre interlocuteur doit savoir de quoi il s’agit dans le mail. Certaines personnes trient les mails selon l’objet: ainsi ils décident si oui ou non, ils se doivent de le lire et le traiter en priorité.

  • Essayer de rédiger un objet de mail constitué de 5 à 10 mots maximum. Selon Mailchimp , les objets de mail ayant entre 28 et 39 caractères ont les taux d’ouverture les plus élevés. De plus, les objets longs sont mal lus sur les smartphones, de plus en plus utilisés pour la consultation et le tri des boîtes mail.
  • Personnalisez l’objet de mail, différenciez vous: n’hésitez pas à utiliser le nom et/ou prénom de votre interlocuteur dans le mail qui lui sera destiné ou encore des informations clés en fonction du mail adressé
  • Evitez les objets de mail faisant référence aux listes noires: Promo, Urgent, Offre illimitée, Ventes Flash…ou les termes entièrement écrits en Majuscule qui peuvent très vite être mal interprétés
  • Allez droit au but: soyez clair et concis: le gain de temps est quelque chose de très apprécié et recherché dans le domaine professionnel

Quelques exemples d’objets de mails qui peuvent aider:

  • Demande d’informations suite à l’annonce parue….
  • Candidature pour un poste de…..(référence, titre du poste ou autre)
  • Invitation à l’atelier networking du 20 Avril
  • Rapport de la réunion de ce jour
  • Document de présentation mis à jour
  • Martin, Juste pour prendre de vos nouvelles
  • Aurelie, cet article parle de vous
  • Une dernière chose que j’avais oublié de vous dire

2: La formule d’appel: bien choisir en fonction du destinataire (celui à qui vous adressez le message) du mail

La formule d’appel renvoie tout simplement à l’ouverture de votre mail. Comment vous allez commencer? Par quoi vous allez entamer votre mail? Et cela dépend de deux choses:

  • le degré de relation que vous avez avec le destinataire de votre mail: collègue proche ou non proche, hiérarchie supérieure ou inférieure, premier contact ou non, affinité ou non…
  • du contexte de la communication: important ou moins important, formel ou informel…

Quelques exemples de formules d’appel:

  • Bonjour: à employer avec des personnes avec lesquelles vous n’avez pas de lien particulier mais que vous connaissez. Où alors dans le cadre d’un premier contact
  • Bonjour Martin: à employer par exemple lorsqu’on écrit à un collègue de travail que l’on côtoie
  • Bonjour Madame/Monsieur: à employer dans le cas où l’on s’adresse à un client (suivi de son nom) ou à son supérieur hiérarchique (suivi de son nom ou de sa fonction dans l’entreprise)
  • Madame/Monsieur + le nom de la personne: dans le cadre d’une relation purement formelle avec quelqu’un que l’on ne connaît pas. Ou sans le nom quand on ne connait le nom pas la personne
  • Quand il s’agit d’un collègue proche ou d’une personne que l’on côtoie souvent dans le domaine professionnel et avec lequel nous échangeons souvent, j’utilise personnellement “Hello ou Bonjour”

3: Une entame: comment démarrer son mail? 

Une fois avoir salué dans son mail, comment le commencer?

Les premiers mots sont ceux qui vont permettre de prendre contact avec votre interlocuteur. Généralement, cette entame reprend l’objet du mail de façon plus détaillée.

Quelques exemples d’entames:

  • Je viens par ce mail…
  • Je vous écris/je t’écris sur conseils de….
    Je vous contacte par rapport à…
  • Je fais suite à….
  • En réponse à l’offre…. parue sur votre site….
  • Comme convenu lors de notre échange téléphonique à ce jour…
  • Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint….comme demandé….
  • Notre entreprise, spécialisée dans les domaines de….

4: Le corps du mail: n’oubliez pas que de plus en plus de mail sont lus sur les plateformes mobiles donc soyez brefs et concis 

L’idéal serait de faire un paragraphe très bref qui viendrait appuyer l’entame ci-dessus.

Voici quelques conseils:

  • faire des phrases courtes avec des verbes d’action de préférence
  • rédiger dans un langage simple et compréhensible (éviter les jargons et termes trop techniques)
  • éviter également les abréviations

5: Formule de politesse: restez poli(e)s et pros jusqu’à la fin et terminez en beauté 

Tout comme pour une lettre professionnelle, la formule de politesse et préférable. Tout dépendra encore une fois du destinataire de votre mail et du degré de relation que vous entretenez avec cette personne.

Les formules les plus communes restent les formules cordiales telles que:

  • cordialement
  • très cordialement
  • bien cordialement
  • Sincères salutations
  • Salutations distinguées

Pour un destinataire que l’on connait particulièrement bien, on pourrait terminer avec les formules suivantes:

  • amitiés ou amicalement
  • bien à toi
  • a plus tard

La signature de mail: un élément non négligeable en fin de mail.

Dans la plupart des locales de mail, vous avez désormais la possibilité de réaliser des signatures de mail.

Voici ici le lien vers un site qui vous permettra de réaliser une signature de mail originale: SI.GNATU.RE
N’oubliez pas qu’une belle signature de mail (avec une simple mise en forme), la rend immédiatement attractive.

Si vous ne souhaitez pas (pour une quelconque raison) inclure une signature de mail via un logiciel, vous devrez à minima terminer votre mail par votre Nom, Prénom et une fonction ou tout autre information qui permettra à votre interlocuteur (surtout s’il ne vous connait pas), de savoir à qui il a à faire.

ENFIN, attention à l’orthographe et à la syntaxe. L’erreur est humaine, oui mais certaines peuvent être fatales. 

Pour cela je vous invite à lire l’article ci-dessous.

A lire aussi: Entrepreneurs, éliminez les fautes d’orthographe de vos e-mails

Afroptimiste passionnée de communication, de digital et amoureuse de l’Afrique. Entrepreneure et blogueuse, je conseille et propose des formations aux personnes et structures désireuses dans leur stratégie sur le digital.

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